Servizi di gestione dei documenti
Dati sotto controllo
Le informazioni sono utili solo se sono accessibili in tutta sicurezza, quando necessario. Ed è proprio questo lo scopo della gestione documentale (DMS). Si tratta dei sistemi e dei processi utilizzati per acquisire, archiviare, gestire, monitorare e recuperare digitalmente i documenti nel modo più rapido ed efficiente possibile.
Questo concetto non è nuovo: i sistemi di gestione documentale esistono da molti anni. Ma la loro importanza è cresciuta di pari passo con il continuo aumento delle informazioni generate ogni giorno, che ha raggiunto 2,5 quintilioni di byte nel 2020*, e con l'esigenza di accedere ai dati in un ambiente di lavoro ibrido.
Ogni giorno, le aziende creano, in formato digitale e cartaceo, contratti, fatture, proposte e molti altri documenti fondamentali per la propria attività. Tuttavia, molte di queste informazioni possono finire sepolte in sistemi personali, archivi dipartimentali che ne rendono difficile l'accesso e ne compromettono inevitabilmente il valore.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc
Soluzioni efficaci di gestione dei documenti consentono di:
acquisire e organizzare i documenti – le informazioni provenienti da qualsiasi fonte, come e-mail, stampanti, stampanti multifunzione o sistemi per ufficio, possono essere acquisite digitalmente, classificate e archiviate in modo sicuro.
controllare l'accesso e incrementare la trasparenza – si possono applicare regole per garantire che le informazioni siano accessibili solo alle persone giuste, nel momento giusto.
incrementare e semplificare la collaborazione – tutti possono condividere ed esaminare gli stessi documenti così che la versione disponibile sia sempre la più recente e aggiornata.
mantenere un'infrastruttura documentale coerente – in modo da poter condividere le informazioni con altri sistemi, tra i quali ERP, CRM e applicazioni finanziarie.
gestire le informazioni in modo più sicuro – è possibile controllare i documenti centralmente e proteggerli da accessi non autorizzati.
garantire la conformità – gli strumenti di firma digitale e il registro dettagliato delle operazioni contribuiscono a garantire la conformità alle normative.
Trasformare i documenti in decisioni
Il nostro portfolio di prodotti per workflow è concepito per migliorare l’efficienza dell’intero team aziendale, semplificando le operazioni manuali ripetitive. È così possibile acquisire i documenti e avviare un flusso di lavoro per inviarli direttamente a persone, applicazioni e funzioni aziendali, in tutta sicurezza.
Nel cloud o sul tuo server, il software di gestione documentale di Sharp fa sì che le informazioni critiche siano sempre disponibili ai dipendenti autorizzati, ovunque si trovino, usando praticamente qualsiasi dispositivo, compresi cellulari e tablet.
Migliorare la produttività e controllare i costi
Consentendo l’acquisizione digitale, l’archiviazione e la condivisione in modo sicuro di una maggiore quantità di informazioni aziendali, le nostre soluzioni di gestione documentale e flusso di lavoro contribuiscono a:
lavorare in modo più efficiente – semplificando i processi aziendali, riducendo gli errori e velocizzando l'accesso ai documenti.
ridurre i costi – completando le attività più rapidamente, riducendo il numero di stampe e minimizzando lo spazio di archiviazione dei documenti cartacei.
migliorare i processi di audit e conformità – grazie alla tracciabilità e al rapido recupero di tutti i documenti rilevanti.
migliorare la sicurezza dei documenti – garantendo l'accesso alle informazioni al solo personale autorizzato.
sbloccare nuove informazioni e opportunità di business – grazie alla condivisione più efficiente e al consolidamento dei dati.
assicurare una customer experience migliore – attraverso il rapido recupero delle informazioni pertinenti durante la gestione delle richieste.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” studio di Domo, Inc.
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