Informazioni sul Software di gestione documentale e della stampa
Il software per la gestione documentale e della stampa ottimizza i flussi di lavoro e migliora l'efficienza, grazie a facilità di scansione e stampa e alla maggiore sicurezza operativa di tutti i dispositivi.
Un nuovo modo di lavorare
Che si tratti di un piccolo gruppo di lavoro, di un reparto dai ritmi di lavoro elevati o di un sofisticato centro stampa, stampanti e multifunzioni ne costituiscono uno strumento indispensabile.
Per quanto l’azienda possa utilizzare il cloud o lavorare in digitale, ci sono documenti importanti che è essenziale avere anche in formato cartaceo. E in tal senso i dispositivi di stampa possono essere ancora più efficienti se gestiti dal software per la gestione documentale e della stampa.
Queste avanzate soluzioni software ottimizzano ogni fase della gestione documentale, quali controllo, gestione, archiviazione sicura e scansione, incrementando la produttività e l'efficienza, riducendo al tempo stesso i costi.
Gestire una flotta stampanti
Indipendentemente dal numero di stampanti, il software di gestione dei dispositivi garantisce che siano sempre un aiuto e non un ostacolo per l’azienda. Una console di gestione centrale mostra come le stampanti vengono utilizzate, da chi e quando. E le informazioni sul funzionamento delle stampanti sono sempre disponibili, perché nulla venga lasciato al caso nel loro utilizzo.
Il software consente inoltre di ridurre l'uso improprio delle stampanti, impostando regole che ne restringono l’accesso a utenti selezionati, limitano il numero di stampe o richiedono l'autorizzazione utente per il recupero dei documenti. La gestione della stampa assicura ai team un migliore controllo su tutto il flusso di lavoro, e si traduce in maggiore sicurezza, facilità di utilizzo ed efficienza per tutti.
Ridurre gli sprechi
Grazie alla gestione della stampa si possono ridurre i costi derivanti da stampe inutili e non autorizzate. Questo non solo aiuta i team di lavoro a realizzare i propri obiettivi di politica ambientale, ma migliora anche il flusso di lavoro documentale grazie alla digitalizzazione dell' acquisizione dei documenti e della loro distribuzione.
In virtù di regole automatiche i documenti raggiungono la destinazione desiderata in pochi semplici passaggi. Per esempio, i team finanziari possono acquisire le fatture e salvarle automaticamente nella giusta cartella.
Risparmiare tempo e denaro
Può accadere che i documenti vadano persi o vengano archiviati nel posto sbagliato, ma questo non succederà più grazie al software di acquisizione dei documenti e di gestione documentale. L'acquisizione dei documenti ottimizza i flussi di lavoro: non appena un documento viene acquisito, può essere immediatamente inviato ai team che ne hanno necessità, riducendo il tempo necessario per assegnare un nome, ordinare, inviare e caricare i file.
Inoltre, poiché il software indicizza sia i metatag che i contenuti, è possibile trovare rapidamente e facilmente ciò che si sta cercando. L'acquisizione dei documenti consente anche di inviare i documenti acquisiti sotto forma di PDF protetti da password, direttamente dal proprio dispositivo.
Migliorare la sicurezza e la conformità
L'acquisizione dei documenti e il software per la gestione dei dispositivi proteggono l’ambiente di stampa, scansione e copia creando un audit trail. Attraverso un efficiente flusso di lavoro documentale viene assicurata maggiore tranquillità non solo al team di lavoro, ma anche ai clienti e ad altri soggetti coinvolti.
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