Sicurezza dei documenti

Proteggere i dati sensibili

Le aziende moderne generano molte informazioni, ma spesso non dispongono di una effettiva visibilità su come queste vengono prodotte, archiviate, condivise e consultate. Questo conduce inevitabilmente a potenziali rischi per la sicurezza e la conformità, quali ad esempio violazioni dei dati, file non protetti, errori umani e accessi non autorizzati ai dati.

L'ambiente di produzione documentale può rappresentare una facile via d'accesso alla rete aziendale, poiché stampanti e multifunzioni spesso non vengono incluse nelle politiche di sicurezza IT. È uno dei punti più vulnerabili che i malintenzionati cercano di sfruttare e può causare danni anche duraturi alla reputazione.

Proteggere i documenti

Per essere veramente efficace, la sicurezza dei documenti deve essere parte integrante della strategia di gestione di stampa e del flusso documentale dell'azienda, e a tale scopo devono essere considerate le sei fasi del ciclo di vita del documento:

Acquisizione – "assunzione" delle informazioni tramite scansione dei documenti cartacei, monitoraggio delle e-mail o creazione e salvataggio dei documenti in un'applicazione.

Archiviazione – archiviazione dei documenti in formato cartaceo, elettronico o in un sistema ibrido.

Gestione – gestione delle autorizzazioni di accesso, tracciamento della versione per assicurare che gli utenti lavorino su documenti aggiornati e registro dettagliato delle operazioni inerenti ciascun documento.

Conservazione – i documenti devono essere conservati per un periodo sufficiente, per poi essere eliminati in tutta sicurezza.

Condivisione – possibilità di condividere i documenti con altri utenti o partner commerciali nel modo più sicuro ed efficiente possibile.

Integrazione – scambio di informazioni tra applicazioni di workflow, quali i sistemi ERP o contabili.

Maggiore protezione, maggiore produttività

I servizi e le soluzioni per la gestione della sicurezza dei documenti sono parte essenziale dei nostri Servizi documentali e di stampa. e risolvono i problemi legati alla protezione dei documenti aziendali, contribuendo a incrementare la produttività anche attraverso intuitivi strumenti di automazione del flusso di lavoro.

Sharp fornisce le competenze, il supporto e gli strumenti necessari per aiutare l’azienda a sviluppare e gestire la propria politica di sicurezza dei documenti, proteggendo le informazioni riservate nel corso del loro ciclo di vita, indipendentemente da come siano state acquisite, archiviate, stampate o condivise. Inoltre, le nostre soluzioni per la gestione documentale favoriscono la conformità alle più recenti normative sulla sicurezza, come il GDPR. In alternativa, possiamo gestire l'intero processo nell'ambito dei nostri Servizi di stampa gestita.

Vantaggi della sicurezza documentale

gestione documentale efficiente – i file vengono conservati in un archivio dati su cloud, strutturato e sicuro (sono anche disponibili installazioni basate su server locale).

maggiore sicurezza di stampa - i documenti vengono protetti attraverso la tecnologia di controllo del processo di stampa per assicurare che nessuna informazione sensibile rimanga incustodita nel vassoio di uscita della stampante. Inoltre, è possibile aggiungere filigrane ai documenti stampati che indicano data, ora e autore della stampa.

sicurezza dei documenti potenziata – solo gli utenti autorizzati possono acquisire i documenti ed è possibile circoscrivere le destinazioni cui i documenti possono essere inviati. È possibile fornire un ulteriore livello di sicurezza attribuendo una password ai documenti acquisiti in formato PDF.

maggiore controllo documenti – testi e modelli nascosti possono essere incorporati nello sfondo dei documenti. Quando si tenta di copiare il documento, il testo nascosto diventa visibile, e consente di distinguere facilmente la copia dall'originale. I modelli nascosti possono essere riconosciuti dalle stampanti multifunzione Sharp per impedire che il documento venga copiato.